Prazos ECD para 2018: quando entregar a Escrituração Contábil Digital

O prazo para a entrega da ECD (Escrituração Contábil Digital) passou a acontecer no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração. Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio.

A ECD é precisamente a escrituração dos documentos contábeis em um ambiente digital, assim os documentos obrigatórios são substituídos pelos mesmos, mas em versão eletrônica. Esta escrituração é transmitida ao SPED.

Veja mais sobre as principais funções da ECD, especificações para a substituição e também quais empresas estão obrigadas:

Início da ECD

A ECD é parte integrante do projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel transmissão de arquivos em versão digital.

A obrigação de adotar a ECD começou a partir da relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014.

O arquivo da ECD deve conter:

• Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
• Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
• Livro Balancetes Diários, com balanços e fichas de lançamento comprobatórias do que está transcrito.

O Livro Razão e o Livro Diário contém todas as informações relativas a movimentações financeiras realizadas pelas empresas. Neles constam tudo aquilo que as instituições faturaram e pagaram. Tudo é organizado por ordem de data, devidamente registrados de acordo com as normas brasileiras e internacionais de contabilidade.

Ao eliminar os antigos livros Razão e Diário, a ECD coloca o Brasil na linha de frente da tecnologia ligada às obrigações contábeis, representando um significativo avanço.

Prazo da ECD

Desde 2015, a ECD deve ser entregue ao SPED no último dia útil do mês de maio do ano posterior ao ano-calendário em que foi realizada a escrituração, para situações normais.

Considerando o ano de 2018, por exemplo, a documentação relativa ao ano-calendário de 2017 deve ser entregue até o último dia útil do mês de maio.

Para as situações especiais  como cisão, fusão, incorporação ou extinção, entra uma modificação. Veja abaixo:

Prazo da ECD (situações especiais)

Caso 1: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de janeiro a abril, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês de maio do ano da escrituração.

Caso 2: Se a cisão, fusão, incorporação ou extinção ocorrer de maio a dezembro, a data-limite de entrega é o último dia útil do mês subsequente ao do evento.

Quem está obrigado a entregar a ECD

Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:

I – As pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;

II – As pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita;

III – As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012;

IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.

Caso sua empresa não se enquadre nas situações acima, fica facultada a entrega da ECD.

As SCP ainda levantam questões sobre o livro “S” e perturbam alguns profissionais contábeis. Porém, este livro só existiu para o ano-calendário 2014 e para o ano-calendário 2015, ou seja, até a publicação da versão 3.3.0 do programa da ECD.

A partir da publicação da versão 3.3.0 do programa da ECD, para o ano-calendário 2015 em diante, as ECD de SCP poderão ser entregues por meio dos livros “G” (Diário Geral), “R” (Diário com Escrituração Resumida) ou “A” (Livro Auxiliar).

Preparando o arquivo ECD do SPED

Plataformas online contribuem para redução de custos e a melhor organização dos documentos fiscais necessários para sua Escrituração Contábil Digital.

Com a alguns sistemas , o contador consegue baixar todas as NFes, NFSes e CTes direto da Secretaria da Fazenda e mais de 150 prefeituras, garantindo inclusive o armazenamento desses documentos pelo prazo previsto em lei, atualmente 5 anos mais o ano corrente.

Depois de ter todas as suas Notas Fiscais em mãos, você pode utilizar o aplicativo de “Conferência de SPED” e o sistema de captura de notas  que vai te informar quais notas estão na plataforma e não estão no seu SPED. Após essa conferência a empresa não vai mais entregar nenhuma obrigação incompleta.

A autoria do arquivo deve ser comprovada por meio de assinatura digital com certificado de segurança tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Substituição da ECD

Todo o ano é uma loucura atrás de informações sobre retificação e substituição das entregas relacionadas ao SPED. No final de 2017 foi aprovado pelo CFC (Conselho Nacional de Contabilidade) um comunicado orientando os auditores independentes sobre a substituição da ECD.

Esta atualização presente no item 15 do CTG 2001 diz que: a substituição da ECD que contém erros (que não podem ser corrigidos através de retificação, conforme previsto nos itens 31 a 356 da ITG (Instrução Técnica Geral) 2000), só pode ser feita após ter sido autenticada pelo SPED.

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