O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Por meio dele, empregadores passam a se comunicar ao governo de forma unificada.
Seu formato simplifica a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. Ele foi criado a partir do decreto nº 8373/2014.
A implantação dele visou a garantia aos direitos previdenciários e trabalhistas, racionalizando e simplificando o cumprimento de obrigações, eliminando a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas. Ele também aprimora a qualidade das informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias.
O eSocial prevê ainda tratamento diferenciado às micro e pequenas empresas. Ele teve investimento de R$ 100 milhões, de acordo com informações do site do governo.
Com três anos de existência, o sistema já está se consolidando digitalmente. Então, com este novo padrão, como não pagar multas?
Quais são as multas previstas para empresas?
Companhias podem ser penalizadas caso não entrem no eSocial da maneira correta. E há mudanças em procedimentos de contratação.
A primeira alteração é na admissão do trabalhador. Atualmente, o contrato de um colaborador é enviado através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) até o dia 7 do mês subsequente. É formalizado um mês depois da movimentação do empregado.
O eSocial muda o processo de admissão. Ela deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.
A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode variar de R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado. O valor dobra em caso de reincidência.
O sistema eSocial também traz o saneamento dos dados de colaboradores. Isso garante que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências.
Por isso, também é responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado pode variar de R$ 201,27 a R$ 402,54 referente às alterações.
De acordo com o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.
A não realização destes tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor, que é determinado pelo fiscal do trabalho, vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.
Outro problema para empregadores envolve a Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT). Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.
O prazo de envio desse evento no eSocial é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.
Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência da companhia.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) é outro fator que, caso ocorram erros, pode provocar problemas ao empregador. Segundo o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.
O objetivo da documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho. Por isso, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.
O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
O afastamento temporário também pode trazer multas se estiver irregular no eSocial. Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.
A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9 que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada pelo fiscal do Ministério do Trabalho.
Considere que as multas descritas já existem hoje, mas sua aplicação está restrita às informações entregues atualmente e ao processo de fiscalização atual.
O eSocial é uma base centralizada e repleta de informações detalhadas, que permite ao fisco automatizar parte de seus processos de fiscalização, agilizando a identificação de possíveis irregularidades. Por isso, para evitar preocupações e riscos as empresas devem ajustar suas rotinas e processos internos antes de 2018, ainda neste ano.
Quais são as vantagens e desvantagens do eSocial
Nele, dentro do eSocial, as empresas possuem o registro imediato de novas informações, como a contratação de um empregado e há a integração de processos. Por isso, há disponibilização imediata dos dados aos órgãos envolvidos.
Para o empregado, a principal vantagem é a maior garantia em relação à efetivação de seus direitos trabalhistas e previdenciários e à maior transparência referente às informações de seus contratos de trabalho. O trabalhador tem seu contrato com maior segurança diante do empregador.
Fica registrada todas as informações relativas aos pagamentos efetuados ao trabalhador, assim como as informações referentes à sua condição de trabalho. Isso inclui as características do local que desempenha suas funções e os tipos de riscos aos quais está exposto.
E qual a principal desvantagem? Companhias que não digitalizaram seus processos terão que adaptar-se ao novo sistema de escrituração digital.
Como funciona o pagamento o eSocial?
O pagamento deste sistema é feito via Documento de Arrecadação do eSocial (DAE), gerado pelo Módulo Doméstico do eSocial. A saber, os valores de responsabilidade do empregador são 8% de contribuição patronal previdenciária; 0,8% de seguro contra acidentes do trabalho (GILRAT); 8,0% de FGTS; além de3,2% de indenização compensatória (Multa FGTS).
Na situação em que há valores retidos do salário do trabalhador, vale ressaltar de 8% a 11% de contribuição previdenciária; além do Imposto sobre a Renda Pessoa Física, se incidente. Esse DAE será calculado e gerado automaticamente pelo Módulo Doméstico do eSocial após o fechamento da folha de pagamento da competência. Para maiores informações, é necessário consultar o Manual do Empregador Doméstico.
O empregador deverá fornecer ao empregado doméstico cópia do DAE mensalmente, de acordo com artigo 34, § 6º, Lei Complementar 150/2015. Isso é uma obrigação de quem contrata.
Quem está obrigado a pagar?
Empregadores com funcionários registrados, que usufruem de direitos trabalhistas. E há adaptações no caso de pequenas e microempresas, proporcionais aos seus negócios.
Como restituir esse pagamento? E no caso de rescisão?
Os empregadores que tenham realizado pagamento “a maior” do Documento de Arrecadação do eSocial (DAE) podem solicitar a restituição dos valores pagos indevidamente. Atualmente eles são obrigados a pagarem FGTS.
E para a devolução do FGTS, o empregador deve acessar o endereço www.caixa.gov.br, download, FGTS – Extrato e retificação de dados – onde pode capturar o formulário “RDF – Retificação com devolução do FGTS”. A solicitação é feita junto à Caixa Econômica Federal e o empregador deve entregar o RDF preenchido em uma das unidades da Caixa Econômica.
No caso de devolução dos tributos, o empregador precisa preencher o formulário Pedido de Restituição ou ressarcimento, disponível na página da Receita Federal da internet. O empregador deve anexar ao formulário os comprovantes de pagamento das guias pagas com valor superior ao estabelecido pela legislação.
Para o preenchimento correto do formulário, o cidadão deve preencher a opção “Pagamento Indevido ou a Maior”. No caso de mais de um pagamento indevido, o cidadão deve preencher o número de formulários iguais ao total de pagamentos feitos a mais. No entanto, ao entregar os formulários nas Unidades de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal, o cidadão poderá realizar um único pedido de restituição, por meio da criação de um único processo, ainda que este pedido se refira a diversos pagamentos.
No caso de rescisão do contrato de trabalho que geram direito ao saque do FGTS, o empregador está obrigado a efetuar os depósitos relativos ao fundo no prazo do pagamento das verbas rescisórias. O sistema gerará o DAE rescisório apenas com os valores devidos a título de FGTS.
Na situação de rescisão por término do contrato a termo, será gerado DAE apenas com os 8% do FGTS do mês da rescisão e não será incluído o valor de 3,2% referente à indenização compensatória, correspondente à multa do fundo, pois não será devida neste motivo.
Demais tributos incidentes sobre as verbas rescisórias serão incluídos no DAE da folha mensal, com vencimento até o dia 7 do mês subsequente.
Se nos motivos de desligamento acima mencionados o prazo para pagamento das verbas rescisórias ocorrer até o dia 6, haverá também o vencimento antecipado do FGTS do mês anterior, caso ele ainda não tenha sido pago – folha de pagamento na situação “Encerrada”.
Assim será gerado um novo DAE rescisório, com o valor do FGTS relativo a essa competência.
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