Certidão negativa de tributos federais: quando e por que solicitar

A importância das CND

Além da CND federal, podemos elencar mais quatro tipos de certidão negativa de débito perante órgãos públicos. Cada uma demanda procedimentos diferentes para sua emissão. São elas:

CND FGTS

Para sua obtenção, a empresa precisa estar em dia com as obrigações junto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

CND Trabalhista

Sua emissão fica a cargo do Tribunal Superior do Trabalho (TST) e tem como base informações dos Tribunais Regionais do Trabalho do país. Para ser negativa, a empresa ou pessoa física não pode constar no Banco Nacional de Devedores Trabalhistas (BNDT).

Certidão Negativa Estadual

Emitida pela administração estadual, comprova a regularidade fiscal em relação aos créditos tributários de controle da Secretaria Estadual da Fazenda (Sefaz)

Certidão Negativa de Tributos Mobiliários e Imobiliários

Emitida pelos municípios, comprova situação regular e a inexistência de débitos referentes ao ISS e com o pagamento do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU).

Algumas dessas certidões podem ser emitidas online, sem a necessidade de se deslocar para nenhum órgão público. Já em outros casos, a requisição só poderá ser feita presencialmente. Vai depender da certidão e da maior ou menor informatização dos serviços públicos a ela relacionados.

O que é a certidão negativa de tributos federais?

Uma certidão negativa de tributos federais comprova que sua empresa não tem nenhum tipo de débito com a Receita Federal. De posse desse documento, é possível comprovar para terceiros que não há pendências junto ao Fisco.

Trata-se de um verdadeiro atestado de bons antecedentes fiscais, se fosse essa a definição. Sua apresentação é exigida para o cumprimento de diversos procedimentos, entre eles, a solicitação de empréstimos bancários.

Sua emissão só é possível quando a empresa não tem nenhum tipo de pendência. Antes de solicitá-la, é imprescindível quitar todos do débitos relativos ao pagamento de tributos federais.

Toda CND, após emitida, tem um prazo de validade. No caso da federal, esse prazo é de 180 dias, contados a partir da emissão.

Não custa lembrar as situações em que pode ser necessária uma certidão negativa de débitos, independentemente da sua origem:

• Auditorias
• Licitações e concorrências públicas
• Empréstimos e financiamentos
• Transações com imóveis e veículos
• Regularização de espólios
• Saída do país.

A CND é um documento especialmente importante para empresas que participam de licitações ou fazem negócios com órgãos públicos. No caso da CND federal, ela será exigida necessariamente em todo e qualquer processo que envolva prestação de serviços ou venda de produtos para o governo.

Como emitir a certidão negativa de tributos federais

A comprovação de situação regular diante dos débitos e tributos de uma empresa perante a Receita Federal é a finalidade da Certidão Negativa Federal. Vale lembrar que, do processo de emissão, participa também a Procuradoria da Fazenda Nacional.

A CND vale para a matriz e também para as filiais. Ou seja, um pedido é suficiente para comprovar a inexistência de débitos junto ao Fisco. A obtenção do documento, nesse caso, é bastante simples, se comparado com outros tipos de CND que exigem o comparecimento aos órgãos públicos para cumprimento de formalidades.

O processo é todo feito online. Para consulta, basta ter o número do CNPJ. Também é necessário, para comprovação de regularidade junto ao Fisco, a aquisição de um certificado digital.

Assim como nas notas fiscais eletrônicas (NF-e), esse arquivo eletrônico também valida a CND. Só com essa assinatura digital é possível obter não só a CND federal, como diversas outras certidões negativas pela internet.

Os avanços em relação à emissão da CND

Há de se destacar que a nova CND federal resulta da unificação de dois tipos de certidão negativa, uma emitida pela Receita Federal e outra pela Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional (PGFN).

Trata-se de um avanço, afinal, antes era preciso solicitar duas certidões negativas, o que significava mais trabalho e tempo consumido. Além disso, muitas empresas passaram a perceber que a apresentação de apenas uma das certidões bastava, tornando essa burocracia desnecessária.

A emissão da CND federal abrange, inclusive, para a Certidão de Regularidade Fiscal e sobre a Dívida Ativa da União. Todos os débitos, previdenciários ou não, inscritos em Dívida Ativa da União (DAU) são contemplados por essa CND. Portanto, uma vez emitida, a certidão poderá comprovar três tipos de situação junto ao Fisco:

• Certidão Negativa (CND): comprova não existir irregularidades
• Certidão Positiva (CP): comprova haver pendências com órgãos públicos federais;
• Certidão Positiva com efeitos de negativa (CPEN): fica comprovada a existência de dívidas, mas seus pagamentos já estão garantidos por sentença judicial que pode determinar penhora ou execução de bens. Também pode ser emitida nos casos em que a exigibilidade da dívida estiver suspensa.

Casos em que a emissão online não é possível

Nos casos em que as dívidas não estão relacionadas a créditos sem inscrição na Dívida Ativa da União e que sejam administrados pela Receita Federal, pode ser que esteja indisponível o processo online.

Uma solução possível é pesquisar a situação fiscal no site da órgão, valendo-se de um código de acesso ou procuração eletrônica. Caso não haja sucesso em nenhuma das tentativas, o contribuinte pode se dirigir a um posto da Receita Federal para realizar todo o processo.

No entanto, na maioria dos casos, é possível cumprir todas as exigências para emitir a certidão negativa de tributos federais online. É menos burocracia e mais agilidade para garantir a regularidade de sua empresa e o canal aberto para participar de licitações e outros negócios com órgãos públicos.

Esteja em dia com suas obrigações

A melhor forma de ter acesso a uma certidão negativa é não realizando débitos. Para estar com as contas em dia, seja qual for a sua origem, o gestor precisa de controle e organização. Se você ainda enfrenta problemas nessa área, busque se aproximar mais do seu contador. Ele é quem mais entende do assunto e pode ajudá-lo a trilhar o caminho certo. 

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